komunariko KG
Bayerhamerstraße 18
5020 Salzburg
office@komunariko.at
Aktuelles
Themen
Rechtliches
komunariko NEWSLETTER
Wir versenden regelmäßig Tipps für Ihren Arbeitsalltag sowie komunariko Veranstaltungshinweise.
Seien Sie dabei, wir freuen uns!
Programmieren Sie Ihr soziales Betriebssystem
/in Allgemein, Führung, Kommunikation, Teams und Kooperation/von Mag. Guido CzeijaWie sich neue Zugänge aus der agilen Welt für bestehende Organisationsformen nutzen lassen.
Meetings sind der Herzschlag eines jeden Teams. Die Teammitglieder kommen in wechselnden Settings, verschiedener Konstellation und Häufigkeit zusammen, um miteinander ihre Ziele zu verfolgen. Dabei synchronisieren sie ihre Tätigkeiten, treffen Entscheidungen, entwickeln Ideen, lernen voneinander, steigern die gemeinsame Performance und treiben Veränderungen voran.
Aber die Realität sieht oft so aus: Führungskräfte verbringen bis zu zwei Drittel ihrer Zeit in Besprechungen – und sind meistens unzufrieden mit der Effizienz und dem Ergebnis. Zu oft bleibt das Treffen ergebnislos und wird manchmal sogar als bloße Zeitverschwendung erachtet. Der Befund ist nicht neu, sollte uns allerdings verwundern. Denn wenn die Meeting-Landschaft ein so zentrales Instrument für Führung und Orientierung ist, dann sollte es auch die geforderte Wirkung zeigen!
Führungskräfte als soziale Programmierer
Mit der Frage, wie die Zusammenarbeit im Team zu organisieren ist, werden Führungskräfte zu „sozialen Programmierer/innen“. Diese relativ neue Rolle gewinnt zunehmend an Bedeutung, je mehr die Komplexität und Vernetzung des eigenen Bereichs zunimmt. Als unmittelbare Folge steigt der Besprechungsbedarf massiv. Will das Team wirkungsvoll und effizient arbeiten, gilt es, Besprechungsräume als ein durchdachtes Gesamt-System zu gestalten.
Auf folgende Weise arbeiten wir mit unseren Kunden an dieser Frage:
1. Schritt: die Besprechungs-Landschaft gut aufsetzen
Wie und wann, in welcher Abfolge, Häufigkeit und Wechselwirkung kommen die Teammitglieder zusammen? Zum einen hat es sich bewährt, zwischen Arbeit im System (also operativen Themen) und Arbeit am System (transformative, strategische Fragestellungen) zu unterscheiden.
Die Gestaltung der Besprechungs-Landschaft hängt aber auch davon ab, von welcher Art die Aufgabenstellung im Team ist.
Wir unterscheiden hier zwei Möglichkeiten:
In der heutigen Wirtschaftswelt sind Unternehmen immer öfter mit zweitem beschäftigt. Überraschungen, Dynamik nimmt zu und benötigt eine neue Art von Führung und neue Besprechungsformate. Es ist vor allem dieser Aspekt, der im nächsten Schritt berücksichtigt wird.
2. Schritt: Formate streng unterscheiden und trennen
Allen Beteiligten sollte bewusst sein, wozu welches Meeting stattfindet. Denn es kostet viel Klarheit und Qualität, wenn in einem Meeting hintereinander oder gleichzeitig verschiedene „Flughöhen“ eingenommen werden. Für die Wahl und Gestaltung der Formate können wir eine Menge aus der agilen Welt lernen, die an dieser Stelle recht streng differenziert. Unserer Erfahrung nach verlangt es zu Beginn etwas Disziplin, aber zeigt recht schnell seinen Nutzen.
Unsere Empfehlung: Beleuchten Sie Ihren Bedarf an Koordination und trennen Sie streng zwischen kurz getakteten Austausch-Meetings, längeren Abstimmungen und Formaten, in denen eine inhaltliche Vertiefung nötig ist!
Zwei Beispiele für operative Besprechungen:
SYNC MEETING
• Für schnelle operative Abstimmung im Team
• schnell getaktete Infos: die wichtigsten News | Blick auf Kennzahlen | „Ich brauche von …“
• 10-15 min
• 1/Tag – 1/Woche Treffen Sie hier keine Entscheidungen!
TACTICAL MEETING
• Für Abstimmung und Standortbestimmung
• Mit Moderation: Check-in | Blick auf Kennzahlen | Updates, Fragen/Anliegen der MA | Check-out
• 30-60 min
• 2-4/Monat
Entschieden wird jeweils nur der „next workable step“!
Unsere Empfehlung ist, diese operativen Meetings von anderen Formaten zu trennen. Es gibt den Mitarbeiter/innen Sicherheit zu wissen, dass es für jedes wesentliche Anliegen einen guten Platz gibt und gleichzeitig ist jedem klar, was wohin gehört.
3. Schritt: Fokussierte und bei Bedarf straffe Moderation
Nun gilt es die Formate gut zu bespielen. Wir erarbeiten mit Ihnen, wie Sie die Standardelemente Ihres neuen Betriebssystems effizient und lebendig gestalten. Zum einen frischen wir gern die Basics auf:
Spannend wird es dann im Fine-Tuning:
Solche Fragen gehen wir mit Ihnen gemeinsam an. Nachdem die MitarbeiterInnen und Teams diese Meeting-Landschaft mitgestaltet haben, ist die Wahrscheinlichkeit hoch, dass Ihre Meetings in Zukunft die Bedarfe besser abdecken und mehr Wirkung entfalten.